מעבר דירה, כולנו יודעים, הוא עניין לא פשוט ולפעמים אפילו מעיק. אך כאשר חושבים על מעבר עסק, מעבר הדירה נראה פתאום כמו משחק ילדים. כשעוברים דירה אין במעבר עצמו הפרעה להתנהלות התקינה של חייכם. אולי מעט אי נוחות זמנית, אך לא באמת יותר מזה. לעומת זאת, כשעסק מחליף כתובת, יש לשים לב היטב שהדבר לא פוגע בעבודה, ולא גורם לעסק להפסיד כסף.
זה אולי נשמע מסובך, אבל אם מתכננים מעט מראש ועושים את הכל כמו שצריך, גם מעבר עסק יכול להתבצע בצורה יעילה ופשוטה. כל שעליכם לעשות הוא לעקוב אחר השלבים הבאים בתשומת לב ומובטח לכם מעבר חלק וקל:
שלב ראשון – תכנון מועד המעבר
שלב זה הוא הקצר והפשוט ביותר אך בעל חשיבות גדולה מאוד. נסו לתכנן את מועד המעבר כך שייצא בתקופה בה פעילות העסק איטית יותר. אם לשל מדובר בגלידריה, יהיה הגיוני יותר לעבור בעיצומו של החורף מאשר באמצע הקיץ, אז המכירות בשיאן והמעבר עלול לפגוע בהכנסות גבוהות של העסק.
שלב שני – הכנת העובדים
הדבר הבא שעליכם לעשות הוא להכין את הצוות למעבר ולגייס אותם לעזרה מקסימלית. אם כל עובד או צוות עובדים יהיה אחראי על תחום מסוים או פשוט על כל סידורי המעבר הקשורים לתחום שלו, המעבר יוכל לעבור בצורה חלקה יותר, אפילו אם מדובר רק על השלב הטכני של אריזת החפצים במשרד ופריקתם.
שלב שלישי – הכנת הלקוחות
הבאים בתור שצריכים לדעת על המעבר שלכם הם הלקוחות שלכם, אלו הקבועים ואלו הפוטנציאליים. אם מדובר בבית עסק שהלקוחות מגיעים אליו פיזית, כמו אותה גלידריה לעיל, כדאי לתלות מודעה, אך עדיף שתהיה מושקעת ורצינית ולא בכתב יד על דף פשוט כמו בציור ילדים. ללקוחות הקבועים כדאי להודיע באחת מדרכי ההתקשרות המקובלות שלכם איתם (מייל, טלפון או דואר). דאגו להודיע על המעבר מספיק זמן מראש ולהציג אותו בצורה של התרחבות והתפתחות של העסק, על מנת לא ליצור את הרושם ההפוך. תנו ללקוחות שלכם את התחושה שהמעבר לא יפגע כהוא זה בהתנהלות העסקית שלכם מולם. שימו לב – יהיה עליכם גם לקיים את ההבטחה. אל תשכחו לעדכן בשינוי הכתובת גם את כל הספקים שעובדים מולכם.
שלב רביעי – הכנת המשכן החדש
שלב זה, למען האמת, צריך להתנהל במקביל לשני השלבים הקודמים כיוון שמטרתו היא לעזור לפהוך את המעבר לחלק ביותר. עליכם לדאוג שהמיקום החדש של העסק שלכם יהיה מוכן לקבלתכם על כל הצוות, הציוד והצרכים של העסק שלכם, ומזומן להמשך עבודה מיידית על מנת שהמעבר, מהבחינה העסקית, כמעט ולא יורגש. דאגו שכל התשתיות יהיו תקינות, תאמו מראש עם כל הספקים (טלפונים, אינטרנט ועוד) ודאגו גם לבדוק תקינות. כל עיכוב בהכנת המקום החדש לעבודה עלול לפגוע בלקוחות קיימים או לגרום לכם לפספס כאלו חדשים.
שלב חמישי – מינוף של המעבר
אחרי שעברתם, התמקמתם, עדכנתם את כתובתכם החדשה מול כל הספקים והלקוחות ועברתם את כל זה בהצלחה, זו הזדמנות מצוינת לנצל את המומנטום. אירוע "חנוכת בית", חגיגה של המעבר למשכן החדש, גם אם לא במשרד עצמו, יכול להיות הזדמנות מצוינת לגיוס לקוחות חדשים, שימור לקוחות קבועים וותיקים, ובכלל לחגיגה של המעבר המוצלח עם כל הצוות.